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はじめに
Excelで、毎月など定期的な仕事において、同じフォーマットを繰り返し使うことはあるだろう。
その時のやり方としては、「1月分として完成させたファイルをコピーして2月分を作る」というのもあるだろうし、「完全に型を決め、入力欄を空けたテンプレートを毎回使っていく」というのもあるだろう。
今回は、そういったフォーマットを繰り返し使い運用していく方法について、幾つか考えられる方法を述べていく。
ただ結論から言うとシンプルイズベストで、そんなに手の込んだやり方をする必要はないと思っている。
思ったより長くなったので、記事を2回に分けた。
今回の記事では、特に知識とがなくてもできる運用方法を書いていき、次回はちょっとしたExcelのテクニックを知らないと出来ないやり方を書いていきます。
ファイルをコピーして使う
これが一番シンプルで、たぶん広く使われている方法だろう。
私も色々と考えた上で、基本的にはこの方法で行って良いと思っている。
2018年01月分のExcelファイルを完成させたなら、次はそのファイルをコピーして2018年02月分のファイルを作る。
そして、フォーマットに入力された1月分のデータをクリアしてから、2月分のデータを入力し直すというやり方だ。
1つのブックにシートをコピーしていく
Excelブックは1つで、その中に「1月」シートを作り、翌月には「1月」シートをコピーして「2月」シートを作る・・・というように、シートを増やしていくやり方。
これはあまりオススメしない。
Excelには、Wordなどにはない特徴的なものとして「シート」というものがある。
だからExcelをちょっと覚えてきた人は、ファイルをフォルダ分けすることの代わりみたいな感覚で、シートをやたらと増やして管理したがるところがある。
まあ実際、どこまでをファイルとして分けて管理するのか、それともシートで分けるのかということは、考え方が分かれるところではある。
ただ、シートはむやみに増やすものではない。
シート名というのはずらっと横に並んでいるもので(私はマクロで縦並びのリストにしたりするけど)、シートの数が必要以上に増えると、目的のシートを探し出すのが大変になる。
シートを増やして良いケースを挙げるなら、
- シート間を相互に計算式で関連付けている場合
- ひとつのテーマに沿って作ったファイルだから一つのExcelファイル内で極力完結させたい場合
などだ。
ファイルの数を増やさずに1つのExcelブックの中で管理できるのだから、シートを増やす方法が効果的なようにも思えるが、実はかえって管理運用を難しくすると私は思う。
バックアップは必ず作ろう
まあ「1月」「2月」・・・「12月」の12枚限りというように、シートの枚数が一定少数に限定される場合なら、別にシートを増やすことによる運用でも良いとは思う。
ただしその場合でも、上書き保存から上書き保存で運用していくのは非常に好ましくない。
たとえば「2018年売上データ.xlsx」というファイル1つだけを使ってバックアップも何も作らず、「1月」「2月」・・・「12月」のシートを増やしていくという運用が良くないということだ。
これはもう、シートを増やすのかファイルを増やすのかという運用の問題でもない。
セキュリティの基本の問題として、バックアップは定期的に作るようにしよう。
ちなみにExcelでは
名前を付けて保存ダイアログ(F12ボタンで開けるよ)で「ツール」→「全般オプション」→「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れる
とすることで、バックアップファイルを自動作成してくれる機能があるけど、まあそこまではしなくても良いと思う。
この機能を使うと本当にバックアップファイルが馬鹿みたいに沢山できて、結局不要なバージョンの始末が大変になってくるし、私もこれはあまり使ったことがない。
非推奨：過去のデータを全て消し上書きして最新のデータにしていく
最悪とも言える運用がこれ。
たとえば1月分のデータを入力したシートがあり、2月になったらそのデータを単純に消して2月分のデータを入れて上書きしていくというやり方。
もちろんバックアップも何も残さない。
1月分のデータを入力したシートは2月になったら、の世から消えるというわけだ。
まあ何かな。単純にシステムに取り込む用のデータを作るのであって、取り込み結果はそのシステムにアクセスしさえすれば完全に分かるんでそのExcelファイル自体に大した重要性はないと言うのであれば、この運用でも良いかもしれないが。
人によっては「そんなアホなやり方する奴、マジでいるの？」と思うかもしれないが、実際にいる。
私の見てきた例では、そのExcelシートを印刷した紙を押印などもして保管してあるから、Excelシートの方は残さなくて良いというような考え方によるものであったが・・・。
昔ながらの、紙ばかりを重視した考えに囚われているのだろうか。そういう考えは非常に良くない。
Excelというのは、単純に印刷物を作るためのツールではない。
そんなことは分かっていると言いながら実際分かっていない人は意外に多い。
Excelファイルの中には計算式など多数の情報があって、それを真面目に解析しようとしない人も多いようだが、それら計算式等が雄弁にExcelファイルの中身を語ってくれている。
紙さえ残せば良いという考えで過去のExcelシートの情報を消すというのは、何か間違いがあった時とかにその計算式を辿れなくなるということであり、非常に危険な運用だと思う。
次回に続きます。
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