Excel 「テーブル」作成向け表作成の原則(2)タイトル(見出し)行の文字は重複させない

Excel テーブル

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はじめに

Excel 「テーブル」作成向け表作成の原則(1)セル結合をしない

2019年10月24日

前回に続き、Excelで「テーブル」をはじめとして表を作る際の原則を述べていく。

その原則とは下記の通りで、今回は2番め
タイトル(見出し)行には、重複のない文字を入れていき、空白セルは入れない
について、説明する。

Excel 表作成の原則
  1. 表の中身においてはセル結合をしない
  2. タイトル(見出し)行には、重複のない文字を入れていき、空白セルは入れない
  3. 縦に同じデータが続いたときに、省略したりしない
  4. 一つの列については同じ型に統一したデータのみを入れていく
  5. 数式を入れる列と、手入力による列とは明確に分け統一する
  6. タイトル行は中央揃えにする
  7. タイトル行の文字はセル内改行をしない

割と当たり前レベルの話なんだけど、今回もこれだけで長くなってしまった。

タイトル(見出し)行には、重複のない文字を入れていき、空白セルは入れない

これはどういうことかというのは、まずはこの原則に合ってないクソExcelの例で見る方が良いだろう。

上図の表は、私としては突っ込みどころ満載に作ったつもりだ。
だが実際にこんな感じの表を作っている人や、問題なさそうに思う人がいるかも知れない。

しかしそれでは駄目だ。こんな表のマズさにはすぐ気付き、適切な形に直していけるようになろう。

上図の表、何がマズいかって、それはタイトル(見出し)行の部分に集中している。

2行目の「前期」「当期」「差異」と書かれたセルがセル結合されてて、これも前回述べたように好ましくはないのだが、それは置いておく。

明らかに良くないのが、その下の3行目の、タイトル部分だ。

タイトル文字は重複させない

まずタイトル行である3行目においては、「売上」「経費」のタイトル文字が3回重複している。
2行目において「前期」「当期」「差異」と分けているのだからと、こういうタイトル文字の書き方をしている例は多く見かける。

しかし、これは見た目的にはスマートに思えるかも知れないが、やってはいけないことだ。

特にExcelの「テーブル」作成においては、タイトル文字の一つ一つは区別される。

だから上図では、を示すという意図だろうが、そんなものは通じない。
Excelにとってはどちらも同一の「売上」という文字でしかない。

ではどうすれば良いかというと、面倒だし見苦しいと思うかも知れないが、タイトルは

前期_売上
前期_経費
当期_売上
前期_経費
差異_売上
差異_経費
と、一つ一つ明確に別々の文字にすることだ。

そしてこの場合、2行目にある「前期」「当期」「差異」のセル結合付き文字も不要になる。

空白セルは入れない

今回の例のタイトル行では、タイトル文字の重複以外に、A3セル・F3セルが空白になっている。
書かなくても分かるとか、予備のセルとして空けてるとかそういう意図で空白にしていて、こういうのもたまに見かける。

しかし、既にお分かりかと思うが、Excelのテーブルでは、タイトル行の一つ一つに入った文字に意味を持たせ区別するので、決して空白セルなど入れるべきではない。

特にF列は、列全体を予備として空白にしているが、これは良くない。
せめてF3セルに
(予備)
とか文字を入れるようにしよう。

まとめ

ここまで書いたことをまとめて、割といい感じに作り直した例が、次のようになる。

最初の悪い例で見たような、タイトルの文字列が重複していたり省略されていたりする表は、世間で割と見かけるのでそれに倣って作ろうとしてしまうかも知れないが、それでは駄目だ。

そういうものは、変に見た目ばかり気にしていて、Excelで扱う際の機能性が大きく欠けている。

とにかく今回のように、見た目が悪くなりそうに思えても、重複や空白のないしっかりとしたタイトル行を作ろう。

表のタイトルは、あまり重要視していない人も多いかも知れないが、表作成においての意味は大きい。
データベースでいえばフィールドとかいうもので、最も基礎になる部分だ。
おろそかにしないようにしよう。

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