Excel テーブル 計算式の自動補完を活用する

テーブル 計算式の自動補完

Excelの「テーブル」では、データの範囲が拡大されると、それに伴って数式も自動的に拡張補完される。

例えば下の動画。
最初のテーブルは、F2セルに数式が入っている以外は何もデータが入っていない状態だ。

そこに、別シートからデータをコピーしてA列～E列に値のみ貼付けしたら、F2セルに入力されていた計算式が最下端まで自動補完される。

ついでに言えば、偶数行が緑色となる縞模様も自動的に拡張される。

テーブルをある程度使ってみれば、予備知識ゼロでもこの性質に気付いたという人は多いだろう。

ただそこで、気付いたというだけでなく、業務にフル活用しようということまで考えられるかどうかだ。

会計システムなどから取得したExcelファイルが、5列目(E列)までデータがあるものだということを把握しておく。

そして、F2セルにのみ計算式を入れたテンプレートを作成しておき、「システムから取得したExcelファイルの、E列の最下端までをコピーし値のみ貼付けして下さい」という指示を出す。

そして、計算式の自動補完によって資料が完成する仕組みを作っておく。
テーブルを使ったExcelファイル(テンプレート)は、そのように構築できることが多い。

計算式の自動補完がされて瞬く間に資料が完成するところを同僚に見せれば、驚かれることだろう。

最初の基本状態は、F2セルが最終セルとなっているコンパクトな(ファイルサイズ的な意味で)状態にしておけるのも、良いところだ。

縦方向のセル全体の計算式を統一する方法

テーブルでは(テーブルでない表の場合もだが)数式を入れたときは、縦方向には全て同じ数式にするのが原則だ。

その場合、通常のExcel表ではオートフィル(セルの右下をダブルクリック)で一気に最下端まで数式を埋めるやり方をする人も多いだろう。
テーブルの場合でもそれで良いことは良いが、テーブル特有のやり方もある。

上図ではF4・F5セルの数式が誤って消されているが、縦方向に数式を統一しようというときは、一番上のF2セルに改めて数式を入力しEnterキーを押そう。

すると「fx」というマークとともに「この列のすべてのセルをこの数式で上書き」というメッセージが表示されるので、これを押せばメッセージ通り、縦方向の数式が全て統一される。

特にこの例では、F4セル・F5セルは空白だがその下にはデータが続いており、こういう場合にF2セルの右下をダブルクリックするオートフィルをやっても効果がない(F3セルまでしか数式が埋められない)。

だから「この列のすべてのセルをこの数式で上書き」メッセージをクリックするのがスマートなので、このやり方も覚えておこう。