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今回の記事では、Excel(2010以降のバージョン)の操作で否応なく使わされまくることになる「リボン」について、自分流にカスタマイズする方法を紹介していく。
この「リボン」って多くの人は、元々Excelに用意され与えられたものをそのまま使わされ、その方法を覚えるのが嫌になってExcelから遠ざかっていく人も多い。
そんなことにならず、リボンを自分流(=好き勝手)にカスタイマイズして使いこなす方法を紹介する。
いわば、Excelに使われていた状態から、逆にExcelを自分に従えていく第一歩といえるテクニックだ。
リボンを恐れない
Excelのバージョンが2003→2007になって多くの人を最も戸惑わせたのが「リボン」だ。
なんかこう、クリックしたときの反応が硬い感じだし、どのリボンに何の機能があるのか覚えるのが億劫だということだろう。
しかし、リボンの配置について、どれに何の機能があるのかなんて、実は大して覚える必要はない。
いや多少は覚えといた方が良いし、Excelの機能をフルに使おうというなら大いに覚えないといけないが、あなたが使うExcelの機能はそんなに数が多くはないはずだ。
リボンが初登場したExcel2007では、あろうことか、リボンの配置は固定されていて、カスタマイズ不可能だった。
しかしExcel2010以降では、リボンを自分流にカスタマイズできるので、自分オリジナルのリボンを作ってしまおう。
リボンのカスタマイズはExcelの伸び悩み解消のカギだ
あなたの職場の人も含め、恐らく大多数の人は、クイックアクセスツールバーはともかくリボンのカスタマイズまでは、やっていないはずだ。
で、どのリボンに何の機能があるのかを、バカ正直に覚えようとしているはずだ。
そしてそこでExcelが嫌になって、伸び悩んでいる人も多いはず。
もしあなたもその状態にあるなら、人前で操作をするたびにリボンの位置を「ええと、ええと、・・・」と探って、相手をイライラさせているのだろうと思う。
逆にこれから教えるリボンのカスタマイズをやれば、操作は従来より爆速になるはずだし、周囲と大きく差を付けられる。
見る人が見れば、オリジナルのリボンがあるというだけで、あなたのExcelスキルに一目置くはずだ。
リボンの配置を、デフォルトのものを無理に覚えさせられるのでなく、自分でオリジナルに配置したもので覚えればよいし、メリットだらけのはずだ。
リボンのメリットを活かす
リボンにも明確なメリットがある。
それはもう、普通のツールバーより大きなアイコンと文字で、デカデカと分かりやすく表示されていることだ。
このメリットを最大限に活かすには、
- 使う機能は絞れるはずだから、それだけにまとめ集約したオリジナルのリボンを1つ作ってしまう。
- そしてそのオリジナルリボンを、Excelを開いたらいつもデフォルトで表示されるリボンとする。
ということだ。
リボンのカスタマイズ
ではどうカスタマイズするかだが、何通りか方法があるけど私がお手軽だと思う方法をば。
Excel画面の上部に、リボンやらツールバーやらのエリアが広々と取られているだろう。
そのどこでも良いので右クリックして「リボンのユーザー設定」をクリックする。
次に「新しいタブ」をクリック
→「新しいタブ(ユーザー設定)」というのが新しく出現するのでそれをクリック
→「名前の変更」
名前を入力する欄が出てくるので、ここでとりあえず、「よく使う」という名前にしておく。
これで新しいリボンが追加された。
これをデフォルトでいつも表示させるため、一番上へ持っていこう。
右端にある「▲」のボタンで移動できる。
いま作った「よく使う」リボンの下に「新しいグループ」というのがあるのでそれを選んでおく。
そして左側の「コマンドの選択」というところの、一番上の選択肢で「すべてのコマンド」を選ぶ。
さて、ここから具体的に個別のコマンドをリボンに追加していくわけだが、どういうものを追加するべきか。
それは、「よく使う」コマンドであることはもちろんだが、
- ただツールバーがあるだけでは分かりにくく、文字での説明もあった方がよいもの
- 使いやすいショートカットキーがいまいち割り当てられていないコマンド
などだ。
といっても、結局なにを追加すれば良いのかが分からないと思うので、オススメを書いていこう。
下表で「名称」と書いたのは、さきほど「すべてのコマンド」というのを選択したがその下にある色々なコマンドの名称を、見たまま書いたものだ。
| 名称 | 説明 |
|---|---|
| データの入力規則 | セルに入力できる値を選択肢からの選択形式にするとか、半角入力モードにするとかが主な使い道。 |
| 新しいルール | 名称を見ただけでは意味不明だが、条件付き書式の新しいルール作成のコマンド。 |
| ルールの管理 | 名称を見ただけでは意味不明だが、条件付き書式のルール管理のコマンド。 |
| リンクの編集 | なぜこれが必要かって、別ブックへのリンクが残っていることがすぐ分かるから。 |
| ページ設定 | 印刷時の用紙サイズを変えたり、ヘッダー・フッターを変えたりとかできる。 |
| 印刷タイトル | 2ページ以上印刷する時も、いつも1行目をタイトル行として表示したいというとき使う。 「ページ設定」からでもいけるけど、使用頻度が高いので追加しておいて良いだろう。 |
| 印刷の向き | 印刷方向が縦向きか横向きかを、これでワンタッチで変えられる。 |
| 縦： | 印刷が縦方向に何ページで収まるか、ここで調整すれば良い。 |
| 横： | 印刷が横方向に何ページで収まるか、ここで調整すれば良い。 |
| 形式を選択して貼り付け | 「値のみ貼付け」をはじめ、Excelの貼付けの方法はたくさんあるので、臨機応変に選べるようにする。 |
| 条件を選択してジャンプ | ショートカットキー＜F5＞でいいんだけど、そこからもう一回「セル選択」っていうのを押さないといけないのは地味に面倒。 このコマンドで、その面倒を省略できる。詳細は個別ページで記載。 |
| 数式 | 数式の入力されているセルにジャンプするってコマンド。 普通はショートカットキー＜F5＞で出てくるメニューから選ぶんだけど、それもこのコマンドで省略。 |
| 定数 | 定数(計算式じゃない、ベタ打ち)の入力されているセルにジャンプするってコマンド。 普通はショートカットキー＜F5＞で出てくるメニューから選ぶんだけど、それもこのコマンドで省略。 |
また、当サイトでは、Excelをカスタマイズするオリジナルのマクロを色々と紹介するけど、そういうマクロもどんどんリボンに追加していくと良い。
リボンとクイックアクセスツールバーのカスタマイズ
さて、追加するコマンドの数はそんなに多くもないだろう。どう思われただろうか。
「いやもっと、使用頻度が高いもので、追加すべきものがあるんじゃないの？」と思われたなら嬉しい。
それについて私の考えとしては、それら他の使用頻度が高いコマンドは、リボンではなく「クイックアクセスツールバー」に追加すべきものだ。
リボンのように、文字付きのデカいボタンが必要なくて、クイックアクセスツールバーの小さなボタンだけで大体見れば分かるものだ。
たとえば上表の中で一番最後の「数式」「定数」とかは、クイックアクセスツールバーに追加してもアイコンが同じだし分かりにくい。
だからリボンの方に追加すれば、文字付きで区別しやすいと思ったわけだ。
リボンではなく、クイックアクセスツールバーに追加すべきと私が考えるものについては、「Excel2010以降 クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」のページ にて述べる。
人のExcelを見て、そのツールバーもリボンも全然カスタマイズされてなかったら、それだけで素人だと考える
(カスタマイズしなくても使える強者という可能性が、100万分の1くらいはあるかもしれないが)。
Excelに限らず、ツールは必ずカスタマイズしよう。
どれだけ自分向きに改造できるかが、Excel利用の第一歩だ。
ちなみに私は、4つオリジナルのタブを作っていて、いかに作りすぎないようにするか苦労しているほどだ。
その4つのうち、2つはExcelの通常機能を入れていて、残る2つには個人用マクロブックに組み込んだマクロを入れている。
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