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「オートフィル」機能
Excelでオートフィルという機能がある。
「オートフィルタ」ではなく最後の「タ」がない「オートフィル」ね。
覚えたての人は、便利に思って多用しがちな機能だと思う。
が、この機能は私としては、極力使わないようにすべきだと考える
たとえば上図の例は、1日にiPhone6Sを入荷したというデータを6日の分まで複写するのに、オートフィルを使ったとした例だ。
ちなみにオートフィルのやり方としては、＜B5:C5セルを選択してC5セルの右下にマウスを合わせて「+」マークが表示されたところで下までドラッグ＞という要領だ。
そして結果としては、「6S」の部分が数値と認識され連番となって2日には「7S」となってしまい、「iPhone11S」とかまで行ってしまった。
本当は全部「iPhone6S」としたかったのにだ。
もしもっと下までデータがあれば「iPhone30S」とかとんでもない商品名が埋まってしまうところだ。
そして、なんか変な緑色の罫線とかも付いて回っている。
「オートフィル」封印のススメ
このようにオートフィルというのは、単なるコピー・貼付け(「Ctrl+C」→「Ctrl+V」)をちょっと素早くしただけのものであり、
- 数値として認識された箇所は連番になってしまう
- 書式や数式ごと全てコピーされてしまう
ということをしっかり認識した上でやらないと、ミスの原因となりかえって効率を損ねてしまう。
実際に見ていると、オートフィルを覚えたての人は、こういったオートフィルの特性を考慮しないままにオートフィルを乱用してしまい、上の例のような予期せぬ連番とかをチェックスルーしたまま資料作成してしまっている例が見受けられる。
値のみ貼付けに関する記事でも少し述べたが、Excelにおける「貼付け」などというものは大半が「値のみ貼付け」で済む。
あとは「数式のみ貼付け」とかをよく使うくらいで、単なる「Ctrl+C」→「Ctrl+V」による貼付けなんて封印対象と考えても良いくらいだ。
したがって、「オートフィル」機能は、よほど自信が付いた後でない限り、極力使わず封印すべきだ。
オートフィルを使ったときに、どこまでが自動的に連番処理されてしまうかとかを、正しく予期しきるのは私だって難しいし、また予期する労力をかけたくない。
多少面倒でも、普通に「Ctrl+C」でコピーして「値のみ貼付け」とかをショートカットキーでやる方が良い。
0.3秒くらいの遅れは生じるかも知れないが、正確な作業のために用心深く行ったほうが良い。
強いて「オートフィル」を使うべき場面があるとすれば、書式がほぼ設定されていないor書式なんざどうでも良いタイプのデータにおいて、数式を最下端までコピペしたい場合だ。
たとえば上図のJ4セルには「=$A2*$B2」という単価・台数を掛け算する単純な数式が入っていて、罫線とかの書式設定もない。
こういう数式を最下端までコピペしたいというのであれば、
＜C2セルの右下にマウスを合わせて「+」マークが表示されたところでダブルクリック＞
というやり方で、一気に数式を埋めてしまおう。
オートフィルというのは、連番を作成する方法の代表格ではあるので、最初から連番を作成したい意図のもとやるのは実際かまわない。
しかしそれが、書式とかもろもろの情報までコピペすることに繋がることを、くれぐれも把握した上でやらないと危険なのだ。
したがって、少しでも書式設定が入っているような場合には、オートフィルは極力使いたくないものだ。
その書式というのが「条件付き書式」だった場合には、下手に書式ごとコピーしてしまうと、後で再設定したりするのが面倒になる。
本当に、後々の書式設定とかを考えなければならない場合とかは、オートフィルの使用は控えるようにしておこう。
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