Excel オートフィルタ関係難しいがかなり役立つコマンド

Excelのオートフィルタは便利で、マウス操作だけでもかなり業務効率は上がる。
しかし、難しくて面倒だけど実用面では凄く役に立つショートカットキーなどがある。

優先順位としては上げなくて良いので、ぜひ覚えていっていただきたい。

オートフィルタを設定する

Ctrl + Shift + L

まず一番の起点となるコマンドで、是非ともこれによりオートフィルタを即設定できるようになろう。

ここから先は、割と面倒なコマンドが揃っている。どうしてもそれが我慢ならなくて、改良するマクロも別記事に書いてみた。

Excel オートフィルタをもうちょっと改良するマクロ個人用マクロブック用

2022年4月6日

「現在選択している値でフィルタリング」するコマンド

表示モードを「改ページプレビュー」ではなく標準モードにした状態で、対象のセルをクリック
→ 右クリック(キーボードの右クリックボタン)
→Eキー
→Vキー

いきなり面倒なコマンドを書いた。
右クリックについて、キーボードの右クリックボタンというのを括弧書きしたが、これはキーボードの種類にもよるけど

こんな感じのボタンだ。たぶん、十字キーの左側あたりにあるだろう。

普段は使わず普通に右クリックすれば良いが、このコマンドに限ってはこのボタンを使うのが速いだろう。

このコマンドは、表示モードが「改ページプレビュー」だとショートカットキー割当てが変わってしまうため使えないコマンドになる。

必ず表示モードを「標準」にしてからやる必要がある。

だからどうにも使い勝手の悪いコマンドなのは確かだが、慣れてくるとこのコマンドなしだときつくなる。

そして、「改ページプレビュー」表示モードを、ここぞというとき以外は使わないようになる。

具体的な設例で見てみよう。下図の表で、E列「担当者」が「加藤」のデータだけに絞るという場合だ。

オートフィルタで「加藤」という文字を実際に打ち込んで、「加藤に等しい」とかいう条件をオートフィルタに指定するのがもちろん一番だが、それも面倒だ。

そこでたとえばE4セルの「加藤」をクリックしてから、それと合致するデータだけに手っ取り早く絞り込みたいというわけだ。

そしてここで、担当者が「加藤」のセルをどれかクリックして、前述した

右クリック(キーボードの右クリックボタン)
→Eキー
→Vキー

のコマンドを実行すれば、担当者が「加藤」のデータだけに絞り込まれる。

最初は指の動き的にも面倒なコマンドだけど、慣れれば速くやれるようになる。

「指定の値を含む」コマンド

オートフィルタのタイトルのセルをクリック
→ Altキー
→下キー(方向ボタン)
→Fキー
→Aキー

オートフィルタでよく使う絞り込みといえば、やはり「◯◯を含む」というやり方だろう。

これを普通にやるなら、
オートフィルタのボタンを押す→「テキストフィルター」→「指定の値を含む」
とやるところで、これを一気にショートカットキーにしたものだ。

これにより、オートフィルタの「◯◯を含む」画面が簡単に出てくる。

確認してみれば簡単に分かるが、ラストのAキーをNキーに変えれば「◯◯に等しくない」条件で、Dキーなら「◯◯を含まない」だ。

それらも、もしよく使うなら自分で覚えてみよう。

並べ替え

オートフィルタのタイトルのセルをクリック
→ Altキー
→ 下キー(方向ボタン)
ここから、
昇順並べ替え： S キー
降順並べ替え： O キー

上記の「指定の値を含む」コマンドよりはだいぶ簡単。
並べ替えはこれで素早く実行しよう。

「可視セルのみを選択」コマンド

Altキー + ; キー

たとえば下図は、担当者＝「加藤」という条件でオートフィルタの絞り込みを掛けた状態だ。

この加藤さんの担当者CDは「1971012」だが、これを「1970000」に一括変更したいということは、実務でもよくあることだ。

一括置換という手もあるが、これは他の列とかに「1971012」文字が紛れていたときのリスクが高いので、絞り込みされた列の中だけで安全に「1970000」文字に変えていきたい。

この「1970000」文字はどこか別のセルからコピーしてくるとして、それを普通に貼り付けると、どうなるか。

このとき、普通に4行目以降のセル全体を選んでから貼付けすると、非表示になっていた「加藤」以外の行にも貼付けられてしまう。

非表示になっていない、見えている「加藤」の行のところだけに貼付けをしたいわけで、このとき「Alt + ; 」のショートカットキーを用いる。

そうすれば今度は、可視セルすなわち「加藤」の行だけに「1970000」文字を貼付けることができる。

余談

この設例を作るときにもちょっと手こずったのだが、別に「Alt + ;」キーを押さず普通にやっても、可視セルだけに処理することができる例は結構ある。
たとえばセルに色を塗ったりとかだ。

私は会社ではExcel2013を使ってて、家ではOffice365版Excelを使っている。

だから、どうにもそれらのバージョン間での違いを確認しきるのが難しいのだが、Office365版Excelは割とこの辺の機能が進化してるかと思う。

まあ、どういう場面なら「Alt + ;」キーを使う必要があるのか必要ないのかなんて、いちいち覚えなくても良いだろう。

可視セルだけに処理を加えたい場合は「Alt + ;」キーを毎回押すようにしておけば、取り敢えず大丈夫だ。

この「Alt + ;」キーを使用できるのは、なにもオートフィルタで絞り込みされた状態ばかりではない。

とにかく何でも良いので、非表示にされているセルがあれば、それを無視して可視状態のセルを選択するというコマンドだ。
「小計」機能の記事においてもちょっと紹介している。