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はじめに
Excelで「小計」という機能がある。
Excel2003までは「集計」と呼ばれていた。
私の周りを見ても、ちょっと慣れてきた人は、この機能をよく使ってみたくなる感じだ。
この機能について簡単に紹介する。
簡単にというが、最初に言うけどこの機能は、実は早目に卒業していくべき機能だ。
いや、必ず知っておかなければならない機能ではある。
しかし、この機能は率直に言って「間に合わせ」の機能だ。ガチでの多用に耐えられるものではない。
そのため、この記事では小計機能の基本的な使い方を説明するけど、次の記事では、小計機能のデメリットを長々と説明する。
そして代替方法も、別の記事で紹介する。
基本的な小計機能の使い方
まず上図の表で、データが並んでおり、「担当者ごとに、台数と売上金額の合計を出して」と言われたらどうするか。
初心者は、効率的にやる方法が分からず、「=I4+I5+I8+I9+I14」・・・みたいな完全手入力の計算式をひたすら打ちまくるかも知れない。
言うまでもないが、そんなチマチマしたことをやっていたら給料泥棒だ。
そこで、小計機能の紹介だが、担当者ごとに集計したいということなので、まずD列「担当者CD」で昇順に並べてみよう。
ちなみに、オートフィルタくらいは分かってるという人の大半は、担当者CDで昇順に並べるという場合、見出しのD3「担当者CD」セルの右端に付いているオートフィルタの▼ボタンを押して「昇順」をクリックするだろう。
しかし、それは早目に卒業して、D3セルをクリック→Altキー → ⬇キー → Sキー というショートカットキーで素早く昇順並べ替えをできるようになろう。
そして並べ替えをしたら、リボンの「データ」タブ→「小計」とやる。
そして、出てきた小さな画面で
- 「グループの基準」で、基準となる「担当者CD」を選ぶ。
- 「集計の方法」で「合計」を選ぶ。空白セルがあったりすると、ここのデフォルトが「個数」になってたりするので注意。
- 「集計するフィールド」で、集計したい「販売台数」「売上金額」にチェックを入れる。
ここまでやったら「OK」ボタンを押す。
これで、D列「担当者」が変わるごとに「◯◯ 集計」という行が挿入されて、自動的に担当者ごとの集計が完了する。
この機能を初めて知ったときは、私も感動モノだった。
集計行の挿入を自動でやってくれて、かなりキレイなレイアウトに仕上げてくれるしね。
だから私も、最初は多用していた。でも、前述のように卒業していくべき機能なのだけどね。
この「データ」タブの「小計」コマンドも一応、自分のオリジナルのリボンに追加しておくと良いだろう。
追加する方法はこちら。
集計行に色を付ける
集計行が挿入されたが、このままでは集計行の強調がイマイチ分かりにくいと思うので、ここから私は必ず、集計行には色を付けることにしている。
では、集計行にのみ色を付けるにはどうしたら良いだろうか。
小計の実行後には、縦方向に「グループ化」をするボタンが追加される。
これの番号「2」をクリックして、集計行だけを表示してみよう。
ちなみに「1」を押すと総計行のみの表示になり、「3」が全データ表示の状態になる。
そして、集計行のみ表示された状態で、タイトル行より下(タイトル行を含まない)～総計行までを選択する。
このまま普通に塗りつぶしをやると、集計行以外の非表示の場所にも塗りつぶしがされてしまう。
そこで、画面で見たまま、見えている場所にだけ処理をするためのコマンドがExcelにはある。
ショートカットキー「F5」→「セル選択」→「可視セル」などとやる方法もあるが、正直まどろっこしいので、専用のショートカットキー「Alt + ;」で行こう。
「;」のボタンは、「L」ボタンの右にあるはず。>
このショートカットキーで、可視セルだけが選択される。
つまり、非表示セルは除外して見えているセルだけ選択されるので、この状態で好きな色で塗りつぶしを実行しよう。
私は大体、薄い緑とか黄緑みたいな色で塗っている。
この一連の「小計」作業について、動画にもしてみた。
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