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「Excelが上手くなるにはどうすれば良いか?」「あなたはどうやってExcelが上手くなったのか?」というざっくりとした質問は、私は職場の人間からけっこう受けてきた。
そこでExcelに限らず、今の時代にスキルを身につけるとはどういうことなのか、資格を取るとかいうことはどう考えるべきなのか、私見を述べてみたいと思う。
書いてたら、かなり長くなってしまったので、2回に分ける。
今回の記事ではまず、情報を収集してExcelが上手くなる方法といったことについて書いていきます。
そして次回の記事では、Excelのマクロや、仕事における資格といったことについて書きます。
本よりもインターネットで
まず冒頭「Excelが上手くなるにはどうすれば良いか?」の問い。
これの答えは「ググれ」これに尽きる。
自慢ではないがこの記事で必要なことなので言うけど、私はExcelの腕前についてはかなり自信があるし、Excelで私に勝てる人間はそこいらにはいないと思っている。
しかし「インターネットを使うな」「ググるな」という条件をつけられた場合は、この限りではない。
Excelの勉強をしようというとき普通の人が思い浮かべるのは、本を読んで勉強する事かもしれない。
しかし私は、Excelの勉強をするにあたって、本で知識を得たことは一切ないと言える。
いやもちろん、Excelの本を読んだこと自体はある。
しかし未熟な頃に読んだ本は、知識をきちんと身につける前に読むのが嫌になってやめてしまったし、腕前が身についてから読んだ本はあまりにも内容が自分にとって初歩的すぎて15秒で読むのをやめてしまう(マクロやVBAの本も含めて初歩的すぎるのだ)。
買って本当に参考にした本といえば『外資系投資銀行のエクセル仕事術』だが、これは関数とかのテクニックよりも見やすい資料作成の方法などを説いてくれる本であり、ググってもそうは出てこない情報がかなり載せられているのでお薦めです。
私以外の人がExcelの勉強をする場合でも、本よりはインターネットをお勧めしたいと言える。
まずExcelの本といっても基本的には、学校のテキストのように、Excelの機能を順番に体系的に書いていったものだ。
「今やっているこの資料作成業務で、こういう目的を果たしたい」という目的が先にあってそれに合った機能を探すということには、基本的に対応していない。
そういったニーズも考慮して、やりたい目的から機能を探す「逆引き」の本もたくさん出ている。
しかし、その本で探し切れるかどうかは全く分からないし、無数の人が散りばめてくれている無数の情報を気ままに検索できるインターネットには、検索性で大きく敵わないと思う。
まずとにかくググる
私の職場の周囲の人間を見ていても、私からすれば驚くほど、分からない言葉を検索する・ググるということをしていない。
Google検索のテクニックとかいうのも、細かいことまで言い出せば色々とあるが、とりあえずは「複数のキーワードは空白文字で区切る」これさえ覚えておけば十分だ。
たとえばExcelで「計算式の入ったセルだけをいっぺんに選びたい」という目的が先にあるとすれば、「Excel 計算式の入ったセル」とでもキーワードを入れてググれば良いだけのことだ。
この目的に対するExcelの機能は何かって正解は「ジャンプ機能」だが、こんなジャンプ機能などというのを、テキストを読んで先に覚えておく必要なんてない。
それは順番が逆だ。計算式の入ったセルだけを選びたいという目的が先にあって、それをググった結果たまたま、ジャンプ機能というのを知るという順番で良いのだ。
当ブログも、Excelの機能を何もかも体系的に収めようという目的では書いていない。まずやりたい目的から入って、その目的でググってきた人の検索結果にヒットして解法を提供できるような記事を増やしていきたいと思っている。
目的が先だ。体系的な知識なんて後。
冒頭の質問「あなたはどうやってExcelが上手くなったのか?」について答えると、
みたいな答えになる。
「Excelの基本を一通り覚えてから、それを仕事の中で実際に使って昇華させていった」などということでは絶対にない。
それもまた完全に順番が逆だ。持ってる知識は貧弱なままで、実際の業務に臨みまくって構わない。
そして実際に業務をしていって、操作の非効率や二度手間が生じているところが、意識すればどうしても目についてくる。
それを改善したい、改善できないかと考えてひたすら何度もググる。それの繰り返しだ。
あなたの知識が本当に貧弱な状態で、テンプレートファイルもなしにゼロからExcelファイルを作れと言われてやらされたら、それはもう惨憺たるものが出来上がるだろう。
でもその仕事をやらせる先輩上司も、恐らくそこまで高いExcelスキルを期待せずにやらせると考えられるし、手直しを何度も喰らったりして自分で考え抜き、問題意識をもってどんどん改善のやり方を見出していこう。
その問題意識が生じるか生じないかが、Excelが上手くなるかならないかの最大のポイントなのだろうが・・・。
これはもう、ひたすら「楽をするための努力をする」「努力しないための努力をする」という姿勢が大事なのだと思う。
昔ながらの「楽をしてはいけない」などという考え方は、大敵にすらなる。
楽をするというのは、全然悪いことではない。
楽をするために時間を使って、手を動かしてあらゆる方法を調べ、ひたすらサボりの方法を考え楽をする。
これは仕事において必要なことだ。
許されないのは、手を動かさず仕事に向き合わず、効率化して楽をすることにも取り組まず、ただお喋りをしたりして時間を浪費するだけという本当のサボりだ。
知識は忘れるものだ。何度でもググろう
ググって解決方法が見つけたら、普通の人はどうするのか。
おそらく本来の正解は、「極力二度と無駄にググらないで済むように、その場で書き留めるなりして正しい知識を身に染み付かせる」ことだろう。
しかし私は、要領悪く何度でもググった。
別にそれは自分なりのポリシーというわけではなく本当にただ私の要領が悪いだけではあるのだが、本当に何度も何度も同じ検索キーワードを打ち込んで、同じググり作業を繰り返してしまった。
でもそれで良かったと思う。繰り返しググっていてもそれで確実に知識の質は高まっていくし、Googleの検索結果から以前は読まなかったページを見つけてアクセスし、また新しい知識を得ることもあるしね。
本当に時代は変わって、今の時代に「知っていること」もう少し正確に言うと「何も見ないでソラで言えることや書けること」というものの価値は、著しく減少してくれたと思う。
私も昔の学校ではたくさんの知識を詰め込まされ、そしてそれをテストでソラで書けるように訓練されたものではあるが、そういった能力は社会では本当に価値がないだろうなということは常々考えていた。
しかし意外と、「勉強と仕事の能力は別」「詰め込み勉強の力は仕事では役に立たない」などとしたり顔で言っている人たちに限り、得てして社会でも、学校で強要された詰め込み型の能力を重視しているところがあると思う。
その典型が「1回で覚えろ」とか「2度聞くな」とかそういうものだ。
そしてそういう人は決まって、どんなに長い内容であっても口頭だけで説明を述べて、それを1回でノートにメモりきれるかのテストを相手にふっかけている。
そういった、特定の担当者などから教わる独自の事項についてこそ、何度かは聞き直しフィードバックにより覚えるべきところだろう。
もっと言えば、口頭オンリーでなく、書いてまとめたものをベースに教えていくべきだが。
しかし古臭い体質の彼らは、一回で覚える・2度聞かないなどということに、なぜか重い価値を置き信奉している。
2度聞くなとかいうのが「自分も忙しいのだから無駄な時間を何度も取らせるな」ということで忙しさ・余裕の無さから来る発言であれば良いのだが、本当にただ2度聞くなということ自体が目的化してしまって、 物事は1回で覚えなければいけないという不可逆の縛りを勝手に付けている。
少し話がずれたが、調べたこと・身につけた知識などというものは、結局は忘れるものだ。
忘れたならば反復で覚えるしかない。いや覚えるまでいく必要もないか。
反復するということは、何度でも要領悪く検索キーワードを入れ直してググり直せばいいということだ。
それが先述のような、2度聞くな主義が目的化してしまって、教わるということを1回限りの不可逆な事柄と定義してしまっている指導者にあたると、仕事を覚えるとかいうことが一気に難易度が高くなる。というより、つまらない縛りばかりが多いクソゲーになる。
私はExcel VBAについてもかなりスラスラとコーディングでできるようにはなったが、それでも完全に何の参考資料も見ずに書き上げることは稀だ。
大抵の場合、多かれ少なかれググってコードをコピペしたりしながら書いている。そんなもので良いのだ。
他の人が作ったExcelファイルは解析する
後は、「他の人が作ったExcelファイルの計算式等を自分で読んで、その意味をググって調べていく」というのも十分に有効な方法だ。
この方法の難点といえば、職場の中にExcelの腕前が半端な人しかいない場合、手本がなかったり悪い手本ばかり溢れている可能性もあることだ。
しかしそれでも確実に言えるのは、他人の作ったExcelファイルの計算式は根気よく読んで解析してやろうという努力ぐらいはするということだ。
まあ本当に下手くそな人の作った計算式だと、無駄にセル間の参照関係が複雑になっていたりしてとても読み解けない計算式だったり、SUMIFで済むところを無理にSUMで力技解決しようとしてるような駄作だったりするけどね。
そういうのを反面教師とするまで成長できるよう、数をこなしていくということになるだろう。
私の周囲でExcel が上達しない人は、この他人のExcelファイルの計算式を解析するということを、全くしていない。
と言うか、計算式や過程などはどうでも良く、Excelシートを印刷した紙に印字された結果の方にしか、興味がないということが多い。
SUMIFや絶対参照・相対参照といった程度の、ごく基本的な機能の組み合わせで私が作ったExcelファイルについても、彼らはその計算式を読んで理解しようとは全くしていない。
そんなことで私からそのファイルを引き継がれたらどうするつもりなのか理解に苦しむところがあるのだが、計算式の内容は理解したりせず、そのファイルをただそのまま使っていこうというのだろう。
仕事において「分からないところは分かるまでひたすら聞け!」「分かるまで疑問を潰し追求しろ!」などという人達も、こういったExcelの計算式なんかについては分かるまで追求していないということが非常に多い。
もっと皆、Excelの計算式とかを解析するのを楽しむくらいになってくれないかなと思う。
次回の記事に続きます。
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