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はじめに
Excelの「名前定義」機能をご存じだろうか。またご存知の方は、これをどういう機能だと思われているだろうか。
どうも私が色々なサイトを見た限りでは、この名前定義機能って、ごく限定された側面だけを紹介されているように思える。
私が考えるに、それでは初心者はこの機能に親しんでいけないと思う。
今回は、「名前定義」機能について、導入として大筋を述べていく。
そして次回以降が本筋で、もっとこういう風に使えばと私が考えるやり方等について述べていく。
「名前定義」機能の基本操作
まず最初に「名前定義」機能の呼び出し方だが、ショートカットキー
Ctrl + F3
で名前定義の一覧ウインドウを呼び出す。
この方法だけ覚えておけば良い。
リボンを使う方法とかも、あることはあるが、それらはひとまず置いておこう。
で、上図の例では「参照範囲」のところがエラーになっているが、メンテナンス不足とかでこういうエラーになる名前定義を抱えたExcelファイルは割とある。
エラーになった名前は、確認のうえ削除していけばよいが、右上の「フィルター」ボタンを押せば「エラーのある名前」とかにフィルタリングすることができる。
フィルタリングしたら、削除する名前定義を、
- ShiftキーやCtrlキーを押しながらクリックする
- マウスで囲い込むようにドラッグする
といった方法で複数選択し、「削除」ボタンで削除してしまおう。
全然使われていない名前定義なんかもね。
ひとまず、名前定義の大雑把な操作方法は以上。また詳細は必要に応じて説明する。
広義・狭義の名前定義
名前定義といっても、広義のものと狭義のものがある。
いや、広義とか狭義って、私が勝手にそういう用語で呼んでるだけではあるけど。
ここで言う「広義のもの」とは、特に意識して名前定義を自分で作成したつもりがなくても、Excelの操作をしているうちに自動的に作成されている名前定義もあるということだ。
たとえば上図では、シートの「A1:K11」範囲を印刷範囲に設定し、「$1:$1」範囲を印刷タイトル行に設定している。
この辺りの設定方法については↓の記事で述べている。
で、ここで先述のショートカットキー「Ctrl + F3」を押すと、下図のようなウインドウが表示されて
- Print_Area
- Print_Titles
という2つの名前が表示される。
なんか名前定義ウインドウの「値」って項目には小難しい文字の羅列があるけど、これはどうでもいい。
この「Print_Area」「Print_Titles」の2つは、広義の名前定義の代表格だ。
言葉ヅラで分かると思うが
Print_Area→印刷範囲
Print_Titles→印刷タイトル
だ。
広義の名前定義は他にもまあ色々とあるけど、その辺は省略。
以降、自分で意図して作成する、狭義の名前定義というべきものを主対象として説明していく。
名前ボックスを使ってセル範囲に名前を付ける
上図で、D2:D6のセル範囲には売上高の金額が入力されていて、このセル範囲を計算式で「$D$2:$D$6」とか書いても何のことか分かりにくいから分かりやすくしたい、としよう。
そういうときに名前定義を使うというのが、一般に最も説明されている方法だ。(後々、色々と文句を言うけど)
では、そのセル範囲に名前定義を付けるに当たり、一番重要度が低いと私が思う方法をひとまず述べて、今回の記事は終わることにする。
最初に述べたように、今回の記事は単なる導入で、本番は次回以降です。
さて、Excelの左上に、「A1」とかセルの位置を示しているボックスがあるけど、これは実は「名前ボックス」というもの。
これは幅を広げることもできる。
ではD2:D6のセル範囲を選択した状態で、この名前ボックスに「売上高」と入力してみよう。
そうすると、次回からD2:D6のセル範囲を選んだ際には「売上高」の名前が名前ボックスに表示されるはずだ。
逆に、名前ボックスのプルダウンを展開してみると、「売上高」が選択肢に加わっていて、それを選べばD2:D6のセル範囲が選択される。
実際のところこの方法では、対象セル範囲がD6までじゃなくてD8とかまで伸びたらどうするのかとか、不便な点が多いし用途も限られてくる。
名前ボックスのことは覚えておいてもらいたいけど、本論は次回以降とする。
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