Excel PowerQueryでExcelファイルを開く~閉じる一般的な流れ

Microsoft Excel

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はじめに

Excel PowerQueryの記事執筆を始めます

前回の記事で、PowerQueryについて軽く触れた。

今回もまだまだ本格的な話はしないが、PowerQueryでExcelファイルを1つ開く~閉じる一般的な流れを書いてみる。
次回はCSVファイルなど開く例を扱うが、全般的に基本は今回と同じだ。

なお私はPowerQueryを使う時、たとえば1万行ある明細データを5行の集計データだけに直すといった用途にはほとんど使わない。そういうのは、PowerQueryというよりパワーピボットというやつの領域かと思うけど。

私の用途は、加工やフィルタリングをある程度するにせよ、1万行のデータならほぼ1万行のまま取ってくる使い方ばかりだ。
なので今後も、そういう使い方を中心に書いていく。

ファイルを開く(Excelファイルを1つ開く例)

ではまず、Excelファイルを1つだけ開いてみる例。

リボン「データ」タブ
→「データの取得」
→「ファイルから」
→「ブックから」

とする。

該当のExcelファイルを開く。

  • Excelファイルの中で、単一のシートを扱いたい場合は、左端の画面でそのシートを選べば良い。
  • 複数シートを同時に扱い、統合したい場合は、「複数のアイテムの選択」にチェックを入れ、該当の複数シートのチェックを入れれば良い。

データ変換前の手順

上記でExcelファイル内のシートを1つor複数選んだが、その次はどうするか。

  • 一番オススメなのは、左端の「読み込み」ボタンの右端にある▼ボタンを押すと出てくる「読み込み先…」ボタンを押す方法だ。
    この方法では、読み込んだデータを実際にExcelシートに展開するのは先送りにできるので、元データのデータ量が多い場合などに便利。
    データの加工作業だけを先にやっておきたい時にやる。
  • 2番めのオススメは「データの変換」ボタンを押す方法。
    このボタンを押した直後にデータの加工画面に進むが、その次はExcelシートに展開されることになる。
    加工は程々でさっさとExcelシートに展開したいことも多いだろうから、この方法も割と使う。

左端の「読み込み」ボタンを直接押すこともできるが、これは全くオススメしない。加工もへったくれもなく、データが即Excelシートに展開されるので、面倒が増えるだけだ。

接続のみ作成する場合

上記で一番オススメの方法として書いた「読み込み先…」ボタンを押す方法を使った場合、確認画面が出てくる(オススメ②「データの変換」を押した場合は、この項はスキップしてPowerQueryの編集画面へ)。

この場合、Excelシートに展開するのを先送りにしたいはずなので「接続の作成のみ」にチェックを入れて「OK」を押そう。

要するにここでは、元データとして選んだExcelファイルと接続して、こういう手続で加工しますよという手順書だけを作るということだ。
だから、その元データのファイルサイズが凄く重かったとしても、ここで「接続の作成のみ」にしておけば、PowerQueryを実施するファイル自身は重くならずに済む。
元データが10万行あったとして、単に読み込みすると10万行をモロに取り込んで重くなってしまうが、そうはならずに済むということだ。

さて「接続の作成のみ」にチェックを入れると、右端に「クエリ」の一覧画面が出てくる。
クエリというのは、このPowerQueryで作り込む、データの加工手順そのものといった感じだ。

この「クエリ」一覧画面は、今後も頻繁に使うことになる画面だ。
この画面が出てこない時は(というか、Excelファイルを閉じるとこの画面が消えるのが厄介なのだが)、リボン「データ」タブ→「クエリと接続」を押して再表示しよう。

そして、このクエリ一覧画面に出てくる「クエリ」の名称をダブルクリックしよう。

PowerQueryの編集画面

PowerQueryの本格的な編集画面に変わる。

この画面でやることは幾ら書いても足りないので今回は省略するが、右端に「クエリ」の名前が書かれている。
これが「sheet1」とかになっていることも多いはずなので、早めに分かりやすい名前に変更しておこう。

先ほど見たクエリ一覧画面において、クエリの名前をクリックしF2ボタンを押すとかでも、名称変更はできるけどね。

Excelシートにデータ展開

で、この編集画面で色々とデータ加工をし終わったら、リボン「ホーム」タブの「閉じて読み込む」ボタンを押そう。この編集画面が終了する。

最初に「データの変換」を押していた場合は、ここでExcelシートに「テーブル」の形でデータが展開されるはずだ。

「接続の作成のみ」にしていた場合、先延ばししていたExcelシートへのデータ展開を実施するには、

クエリ一覧でクエリの名前を右クリック
→「読み込み先…」

とする。

次に出てきた画面で、ピボットテーブルにするのでもない限り「テーブル」を選択する
→データ出力するセルを「=$A$1」など指定して「OK」とすれば、データがExcelシートに展開される。

Excel2010以降 「テーブル」機能をフル活用しよう。まずは作ってみる。

列幅自動調整を無効化しておく

さて、データがExcelシートに「テーブル」の形で展開されたわけだが、早い内に

リボン「データ」タブ
→「プロパティ」

を押し、出てきた画面で「列の幅を調整する」のチェックを外しておいた方が良いと思う。

これを外しておかないと、自分で敢えて列幅を狭く調整したものがリセットされてしまうからだ。

私などは、列数が多い表をしょっちゅう扱うので、列幅を狭くして画面内に収めやすくする作業は必須であり、ここで列幅をリセットされては本当に困らされる。

Excelファイルの内容をPowerQueryで取込む一般的な流れは、こんなところだ。

一般的なExcel関数とかしか見たことがない人にとっては、クエリとか慣れない用語や画面が出てくるが、少しずつ慣れていこう。

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