Excel 印刷設定を頑張りすぎない～複数シート印刷ならPDF変換で楽にやろう～

Excelで多数ページの印刷をしようとすると、小難しいやり方が必要と思われがち。

そう難しいことを考えずともちょっとした技を知っていれば楽チンに片付くので、今回の記事ではそのお手軽技を紹介して、印刷で毎回手間取らされずに済むようにしていきたい。

Excel 多数シートの印刷

Excelのブックに、内容のつながった沢山のシートがあるとする。
またそれらはシートによって用紙サイズ設定がA4だったりA3だったり、縦方向印刷だったり横方向印刷だったりと、設定が混在しているとしよう。

そこで、その沢山のシートを全部まとめてA4で印刷してくれとか裏表印刷にしてくれとか、1枚に2ページ収める縮小印刷にしてくれとか言われたらどうするだろうか。

それらシート全部を一度に選択した状態でページ設定のメニューを開いて、全シートの印刷設定をA4印刷に一括変更するとか、やるだろうか。

まあそれでも出来るかもしれないけど、難しいだろう。
A3を想定してるのをA4に合わせ直すとか、単一シートならともかく不特定多数のシートにやるのは神経を使う。

それに、そんな1回限りスポット的な印刷リクエストのために、ページ設定を苦労して沢山のシートに掛け直すのもナンセンスだ。

Excel 複数シートを同時操作する

2020年3月21日

PDF化してしまおう

そんなときは、無理してページ設定を頑張らなくて良い。
Excel2007以降は、ExcelファイルをPDF形式で保存する機能がデフォルトで付いている(Excel2003までならフリーソフトでも使わないと無理)ので、まずPDF変換してしまえば良い。

手順は簡単。PDF化したいシートを同時選択した状態で、名前を付けて保存コマンド(ショートカットキーはF12)を入れ、「ファイルの種類」で「PDF」を選んで保存すれば良いだけ。

これで、全てのシートがページ設定とは関係なしに1つのPDFファイルにまとまるから、そのまま一括でA4サイズ印刷でも裏表印刷でもしてしまえば良い。

・・・とは言ったものの、これでもまだ、面倒さが解消されきったとは言い難い。
マクロを使って、更にもっと簡単にする方法についての記事も書いたので、そちらも是非ご覧頂きたい。

Excel VBA PDF変換をもっと更に簡単に済ませよう 個人用マクロブックに組み込めるマクロ

2020年3月22日

余談

ちなみに私の好きなソフトで富士ゼロックスのDocuWorksというのがあって、これはPDFをお手軽版にしたようなもの。

WordファイルでもExcelファイルでも、PDFのようにこのDocuWorksの形式のファイルに変換して、結合して1つのファイルにしてしまうことが簡単にできる。

PDFだと、ファイルを結合したりということが簡単にはできないけど、DocuWorks形式ファイルは結合だろうと並べ替えだろうとお手軽にできる。

無料とはいかず1万円以上は支払って購入する必要があるけど、特に会社での導入なんかは効果的だと思うので、試してみてはいかがだろうか。