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入力規則機能のあるべき使い方
前回の記事で、Excelの入力規則機能について、あれこれ話した。
さて、同記事において、私が入力規則の「入力値の種類」をほぼ「リスト」しか使っていない理由について、「リスト」以外のやつではいちいち値の範囲指定とかが必要だからと述べた。
だが、もっと決定的な理由がある。
「リスト」以外の形式の入力規則機能は、Excelシートのセルに対し「100より大きな数値しか入力を許可しない」といった入力上のチェック規則、きつく言えば禁則事項を設定するものだ。
しかし入力規則機能は、入力の禁則事項チェック機能として使うべきではない。
入力が面倒な時の補助機能・効率化機能としての使用をメインとすべきだ。
以前の記事とかなり内容が重複するのだけど、入力規則機能の禁則事項チェックは、セルに対しデータの(値のみ)コピペをされた場合には効果を発揮しない。
あくまで手入力をしたときにだけ、入力チェックをするのだ。
そもそもExcelの作業をするに当たって、手入力の割合が多いこと自体が好ましくない。
Excelのデータなんてコピペにより作成されていくのが当たり前なので、それに対して効果を発揮できないようでは、禁則事項チェックとしての役割は期待できないだろう。
前回の記事で紹介した、IME(日本語入力)を半角入力モードにする機能なんかは正に、補助・効率化のためだけにやるものであって、禁則事項チェックのためではない。
そしてこれから紹介する「リスト」タイプの入力規則も、入力の補助機能・効率化に特化して使える機能だ。
「リスト」入力規則 概要
さて、「リスト」形式の入力規則は、セルへの入力を選択肢方式にするものだ。
これたまに「選択肢をマウスで選ぶしか、入力方法がなくなる」と勘違いしてる人がいるように思うのだが、別にそんなことはない。
選択肢を正確に入力できるなら手入力でも良いし、なんならコピペでも良い。
選択肢の中にないものを入力されたらエラーメッセージを返すとかいう禁則事項チェックもできるが、先述の通りそれはコピペによる入力には対応できない。
それよりも、長い言葉や紛らわしい言葉を、選択肢から選ぶことで間違わないように入力できるとかのメリットが大きい。
私がこの「リスト」形式の入力規則を使う時は、選択肢にないものを入力されたとしても、エラーメッセージを返す機能はオフにすることがよくある(オフにする方法は前回の記事を参照)。
では「リスト」入力規則の設定方法。
まず入力規則の設定画面を開き、「入力値の種類」で「リスト」を選ぶ。
隣に「空白を無視する」「ドロップダウンリストから選択する」というチェックボックスがあるが、これらはデフォルトでONになっているのでそのままにしておこう。
「リスト」選択肢の登録方法
そしてここから、肝心の選択肢を登録する方法について。
「元の値」欄に選択肢を登録するわけだが、方法は2通りある。
まず、あまりオススメしない方法から。
非推奨：直接、半角カンマ区切りで登録する
たとえば「a」「b」「c」の3つの選択肢から選んで入力するように設定したい場合は
a,b,c
と、「元の値」欄に半角カンマ区切りで入力していけば良い。
でもこれは見るからに、こんな小さなウインドウに選択肢を一個一個入力していくのでは、文字数が多い選択肢などは設定していけないだろう。
だから私は、単一セルだけに簡易設定するとかの場合を除き、この方法は使わない。
推奨：セル範囲を指定して登録する
ではもう一つの方法。「リスト」入力規則の選択肢は、選択肢を列記したマスタとなるセル範囲を(原則としてマスタ専用に別途作ったシートに)用意しておき、それを「元の値」欄に指定するのがセオリーだ。
例えば下図は「入力」シートのB2セル(B3セル以下のセルにも続くけど)に、「マスタ」シートの会社名が書かれたB2～B11セルを選択肢として設定する例。
「元の値」欄に、選択肢として参照すべきセル範囲
=マスタ!$B$2:$B$11
を書き込んでいる。
これにより、会社名が一定の選択肢から選んで入力できるようになる。
しかしこの状態ではまだ選択肢が、「マスタ」シートのB2～B11セルに限定されていて、B12セル以降にも選択肢が追加された場合は面倒な追加メンテが必要だ。
そういったことも含めた対策等は、また次回の記事にて述べる。
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